Mit Sicherheit haben Sie bereits selbst mehrere Varianten gesehen, wie Firmen, Kunden und Kollegen Versandtaschen beschriften: Mal sehen die Sendungen aus wie große Briefe im Querformat, mal sind sie im Hochformat mit einem Aufkleber beschriftet. Vereinzelt sind Exemplare zu sehen, auf denen sich nur der Empfänger auf der Vorderseite, der Absender aber auf der Rückseite befindet.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Versandtasche beschriften, damit Ihr Postgut mit Sicherheit sein Ziel erreicht und bei Bedarf auch zu Ihnen zurückfindet.
Welche Möglichkeiten der Beschriftung gibt es?
Je nach Art, wie Sie Ihre Umschläge beschriften, müssen Sie auf verschiedene Dinge achten. Hier bieten sich einige Möglichkeiten zur Variation, aus denen Sie dann bedenkenlos wählen können.
Stift
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Versandtasche von Hand zu adressieren, achten Sie darauf, so leserlich wie möglich zu schreiben. Verwenden Sie einen wasserfesten Stift. Es wäre doch schade, wenn Sie Ihren Umschlag erst gewissenhaft beschriften und ein simpler Regentropfen die Schrift unleserlich macht.
Das manuelle Beschriften einer Versandtasche bietet eine persönliche Note, die insbesondere bei individuellen und handgefertigten Produkten geschätzt wird. In Zeiten digitaler Kommunikation gewinnt handgeschriebene Post an Bedeutung und vermittelt Ihren Kunden das Gefühl von Besonderheit. Achten Sie bei der Auswahl des Stifts nicht nur auf Wasserdichtigkeit, sondern auch auf eine deutliche Farbgebung, die sich gut vom Hintergrund abhebt. Dunkle Tinten auf hellen Umschlägen sind hierbei besonders effektiv. Schreiben Sie in Druckbuchstaben, um die Lesbarkeit zu erhöhen, und platzieren Sie die Adresse unten rechts – im unteren rechten Quadranten des horizontal liegenden Umschlags – um eine optimale Maschinenerkennung bei der Post zu gewährleisten. Mit einem ordentlichen und klaren Schriftbild erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Sendung sicher und unversehrt beim Empfänger ankommt.
Paketmarke
Für den sicheren Versand größerer Sendungen sind Paketmarken ideal. Hierzu erhalten Sie bei der Post die passenden Exemplare, die Sie nur auszufüllen brauchen. Sie können die so beschriftete Versandtasche direkt bei der Post abgeben. Vor Ort werden Ihnen die zu zahlenden Versandkosten dann unkompliziert berechnet. In der Regel sind Paketmarken selbstklebend und erleichtern das Anbringen auf der Versandtasche. Zudem beinhalten sie häufig auch eine Tracking-Nummer, mit der der Sendungsverlauf online verfolgt werden kann. Dies sorgt für Transparenz und erhöht auch das Vertrauen Ihrer Kundschaft in den Versandprozess.
Denken Sie daran, vor dem Aufkleben sicherzustellen, dass die Oberfläche der Versandtasche trocken und sauber ist, um eine optimale Haftung zu gewährleisten. Diese Methode verbindet Einfachheit mit Effizienz und sorgt für ein stressfreies Versanderlebnis.
Versandetikett
Eine weitere Möglichkeit ist es, mit dem Drucker selbst Aufkleber anzufertigen. Diese können Sie dann für Ihre eigenen Adressdaten auf Vorrat drucken oder Sie erstellen sie individuell mit den Daten Ihrer Kunden.
Das Drucken eigener Versandetiketten bietet nicht nur Flexibilität, sondern auch die Möglichkeit zur individuellen Gestaltung. Moderne Druckvorlagen und Softwarelösungen ermöglichen es, Logos und Grafiken hinzuzufügen und somit Ihre Markenidentität zu stärken. Dabei können Sie zwischen unterschiedlichen Papierarten und -größen wählen, um den Bedarf optimal zu decken. Selbstgedruckte Etiketten bieten zudem die Chance, auf spezielle Anlässe oder Aktionen hinzuweisen, indem beispielsweise saisonale Designs gewählt werden. Zudem sorgen gedruckte Adressen für eine klare und fehlerfreie Darstellung der Empfänger- und Absenderinformationen. Dieser professionelle Ansatz minimiert das Risiko von Zustellungsproblemen.
Welche Informationen sollen auf dem Umschlag stehen?
Bei Briefen kommt es auf drei Bereiche besonders an: Absender, Empfänger und Porto. Solange Sie keine Paketmarken verwenden, wird das Porto, d. h. die Briefmarke, immer in der rechten oberen Ecke platziert.
Absender:
Die linke obere Ecke gegenüber der Briefmarke ist idealerweise die optimale Position für den Absender. In der ersten Zeile steht Ihr Name. Darunter Straße und Hausnummer und zu guter Letzt Postleitzahl und Ort. Wenn Sie den Brief ins Ausland verschicken, vermerken Sie das Land, in dem Sie wohnen. Für Deutschland schreiben Sie am besten „Germany“, das ist international verständlich. Sollte Ihre Versandtasche aus irgendeinem Grund nicht zustellbar sein, findet sie so den Weg zu Ihnen zurück.
Empfänger:
Der Empfänger sollte gut lesbar in der rechten unteren Ecke stehen. Verwenden Sie Adressdaten immer mit allen Zusätzen, die Ihnen angegeben wurden. Dies kann schon bei der zu wählenden Anrede äußerst hilfreich sein.
Die üblichen Anreden wie „Firma“, „Frau“ oder „Herr“ sollten Sie verwenden, wenn Sie die entsprechenden Angaben erhalten haben. Sind Sie sich unsicher, lassen Sie die Anrede weg. In der folgenden Zeile stehen Vorname oder Namenskürzel, gefolgt vom Nachnamen oder der Name der Firma. Schreiben Sie einer Einzelperson innerhalb einer Firma, folgt auf die Firmenbezeichnung z. H. (zu Händen) und dann der Name. Nun kommen Straßenname und Hausnummer oder alternativ die Angaben zum Postfach.
Lassen Sie eine Zeile frei, bevor Sie mit der Postleitzahl und dem Ortsnamen sowie, bei internationalem Versand, dem Land schließen. Diese Zeile dient der Lesbarkeit. Beachten Sie: Bei Adressen im Ausland kann die Struktur der Adressangaben abweichen. Die Deutsche Post empfiehlt, Ortsname und Land bei internationalem Versand aus Gründen der Leserlichkeit großzuschreiben. Beim Bedrucken von Etiketten ist das nicht ganz so wichtig. Oft wird zudem noch dazu geraten, bei internationalem Versand vor die Postleitzahl ein Länderkürzel zu setzen. Diese Praxis wurde jedoch bereits 1999 abgeschafft und bringt heutzutage keinen Mehrwert.
Wie wird die Versandtasche nun beschriftet?
Wenn Sie sich für Etiketten entschieden haben, kleben Sie diese direkt auf die entsprechenden Stellen. Achten Sie darauf, dass weder Falten noch Verschmutzungen entstehen, um die Lesbarkeit zu bewahren.
Ein Tipp, falls Sie selbst beschriften: Beginnen Sie zunächst mit einem leeren Umschlag und legen Sie diesen auf eine glatte Oberfläche. So erhalten Sie eine ebene, stabile Grundlage für ein optimales Schriftbild. Achten Sie darauf, dass die zu schließende Klappe nach hinten zeigt. Die Vorderseite können Sie beschreiben.
Versandtasche beschriften: häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie wird eine Versandtasche beschriftet?
Beim Beschriften einer Versandtasche gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten, um eine fehlerfreie Zustellung zu gewährleisten. Zunächst sollte die Empfängeradresse klar und deutlich auf der Versandtasche platziert werden, bei quer liegendem Umschlag unten rechts. Dabei ist es wichtig, gut lesbare Schriftarten zu wählen bzw. leserlich zu schreiben und auf Abkürzungen zu verzichten, um Verwechslungen zu vermeiden. Achten Sie darauf, die vollständige Adresse inklusive der Postleitzahl sowie des Landes anzugeben, falls es sich um internationalen Versand handelt.
Im oberen linken Bereich der Versandhülle sollte Ihre eigene Adresse als Absender vermerkt sein. Diese Angabe ist entscheidend, um im Falle von Zustellproblemen die Rücksendung zu gewährleisten.
Verwenden Sie für die Aufschrift permanent haftende Etiketten oder wasserfeste Filzstifte, um sicherzustellen, dass die Informationen auch bei Nässe gut erhalten bleiben. Zudem empfiehlt es sich, auf zusätzliche Dekorationen oder Aufkleber zu verzichten, die wesentliche Informationen überdecken könnten. Die richtige Adressierung ist ein Schlüsselfaktor für einen reibungslosen Versandprozess, und präzise Angaben auf der Versandtasche tragen maßgeblich zur optimalen Zustellung bei.
Kann man Versandtaschen in den Briefkasten werfen?
Ob Sie Versandtaschen in den Briefkasten einwerfen kann, hängt von mehreren Faktoren ab. Zunächst spielt die Größe der Versandhülle eine entscheidende Rolle. Standardbriefkästen sind in der Regel auf Briefformate ausgelegt und können größere Umschläge oder Versandtaschen möglicherweise nicht problemlos aufnehmen.
Es kommt jedoch auch auf das gewählte Versandmaterial an. Leichtere und flexible Polstertaschen passen sich leichter dem Innenraum des Briefkastens an. Dabei sollte stets darauf geachtet werden, die Versandtasche korrekt zu beschriften, um Zustellungsverzögerungen zu vermeiden. Angaben wie Absenderadresse und natürlich die Empfängerinformation gewährleisten eine erfolgreiche Zustellung.
Alternativ kann der persönliche Besuch einer Postfiliale erforderlich sein, um sicherzustellen, dass Ihre Sendung ordnungsgemäß angenommen wird. Beachten Sie, dass dieser Schritt in erster Linie vom Versandgut und der Größe der zu versendenden Ware abhängt.
Wie füllt man eine Versandtasche aus?
Beim Befüllen einer Versandtasche ist zunächst die Sicherung des Inhalts entscheidend. Legen Sie Ihr Dokument oder Produkt sauber in die Versandhülle, um Eselsohren oder Beschädigungen zu vermeiden. Besonders bei empfindlichen Materialien empfiehlt sich zusätzliches Polstermaterial wie Luftpolsterfolie oder Wellpappe. Sobald der Inhalt sicher verstaut ist, schließen Sie die Hülle sorgfältig. Verwenden Sie den Selbstklebeverschluss oder hochwertiges Klebeband, um ein unbeabsichtigtes Öffnen beim Transport zu verhindern.
Das korrekte Beschriften der Versandtasche ist unerlässlich. Platzieren Sie die Empfängeranschrift gut leserlich auf der Vorderseite. Sorgen Sie für klare Schrift, um Zustellverzögerungen oder eine Retoure zu vermeiden. Ergänzen Sie, falls nötig, die Retourenadresse. Achten Sie darauf, dass alle Informationen vollständig sind und keine wesentlichen Details fehlen. Lieferscheine oder Begleitdokumente, falls erforderlich, gehören in eine separate Dokumententasche außen auf die Versandhülle. Dies gewährleistet eine reibungslose Versandabwicklung. Ideal ist es zudem, auf Umschläge mit einem Fensterfeld für die Adressierung auf dem Originaldokument zu setzen, um doppelte Arbeit zu vermeiden.