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Einen Briefumschlag richtig beschriften

Das Verschicken von Briefen ist heute im Privaten selten geworden. Nur noch wenige Menschen schreiben ihren Liebsten ein paar Zeilen. In den meisten Fällen findet die Kommunikation online über WhatsApp, Telegram und Co. statt. Daher stehen viele schließlich vor einem Problem, wenn sie doch mal wieder einen Brief auf postalischem Weg versenden wollen: Wie wird ein Briefumschlag beschriftet? Klar ist, dass der Empfänger vermerkt werden muss. Doch wo? Und wieso ist das korrekte Feld wichtig? Wie sieht es eigentlich mit dem Absender aus – ist er eine Pflichtangabe? Worin unterscheidet sich die Beschriftung des Briefumschlags für große Briefe, Standardbriefe oder Sonderformen? Wie verhält sie sich, wenn ich ihn ins Ausland versende? Diesen Fragen und mehr widmen wir uns in diesem Beitrag.

Die wichtigsten Angaben beim Beschriften eines Briefumschlags

Dass der Empfänger auf dem beschrifteten Briefumschlag zu finden sein muss, ist selbstverständlich. Wie sollte der Brief sonst ankommen? Beachten Sie dabei allerdings, ob Sie Ihre Sendung an eine private Hausanschrift, ein Postfach oder eine Packstation senden.

Die zweite Angabe, die Sie bedenken sollten, ist der Absender – also Ihre Adresse. Hierbei handelt es sich anders als beim Adressaten nicht um eine Pflichtangabe, doch sie bringt wichtige Vorteile: Ist die Sendung aus welchem Grund auch immer nicht zustellbar, kann sie an Sie zurückgeschickt werden. Insbesondere, wenn sie Gegenstände beinhaltet, erspart das viel Ärger, weil diese andernfalls verloren gehen würden.

Achten Sie also darauf, Ihre eigene Adresse gut lesbar aufzuschreiben. Zu guter Letzt gehört die Frankierung zu den notwendigen Angaben. Die gängigste Variante sind Briefmarken, doch heutzutage gibt es auch andere.

Die Ansprüche an das Beschriften eines Briefumschlags

Egal ob großer Brief, Standardbrief oder Sonderform – das richtige Adressieren erfordert weder viel Zeit noch viel Geld. Wenn Sie wissen, wie es geht, brauchen Sie dafür nicht mal eine Minute. Preislich zahlen Sie nur die Frankierung und den Umschlag selbst. Das beläuft sich insgesamt auf einige Cent, vielleicht einen Euro. An Material benötigen Sie lediglich das Kuvert, einen Stift und eine Briefmarke – oder ein internetfähiges Gerät.

Der Empfänger kommt rechts unten auf den Umschlag, der Absender links oben und in der oberen, rechten Ecke befindet sich die Frankierung. Das ist die Kurzform des richtigen Adressierens.

Beim Beschriften eines Briefumschlags gibt es jedoch einige Vorgaben zu beachten. Da Ihre Briefe und sonstigen Sendungen maschinell verarbeitet werden, müssen sie diese erfüllen. Andernfalls können sie nicht zugestellt werden. Im Ernstfall schafft auch der Absender keine Abhilfe, wenn er falsch notiert wurde.

Briefumschläge beschriften – auf den Empfänger kommt es an

Die Positionen von Absender, Adressat und Frankierung sind immer gleich, egal ob großer Brief, Standardbrief oder anderes Format. Doch welche Elemente die Anschrift des Empfängers beinhalten, variiert.

  • Bei der Hausanschrift handelt es sich um die Wohnadresse der jeweiligen Person. Sie enthält neben dem Ort samt Postleitzahl auch die Straße und Hausnummer.
  • Beim Postfach wird die zweite Zeile durch die Postfachnummer ersetzt. Der Ort weicht dann gegebenenfalls vom Wohnort ab, falls die Poststelle in einem Nachbarort liegt.
  • Zuletzt gibt es noch die Packstation. Hierbei kommt unter den Namen zunächst die Postnummer des Empfängers und darunter die Packstation mit Nummer. Zum Schluss steht noch die Stadt – Straße und Hausnummer entfallen auch hier.

Damit Sie bei der Fülle an Informationen nichts vergessen, orientieren Sie sich am besten an den folgenden Schritten.

Schritt 1: Der Absender

Nehmen Sie den Briefumschlag unabhängig von der Größe im Querformat zur Hand. Lediglich C4-Kuverts mit Fenster werden als Hochformat erkannt. Bei quadratischen Briefen orientieren Sie sich am besten am Verschluss, sodass er oben liegt. Notieren Sie als Absender Ihren Namen, Ihre Straße inklusive Hausnummer und den Ort samt Postleitzahl in der oberen, linken Ecke. Platzieren Sie die Angaben nur auf der Vorderseite, denn auf der Rückseite liest die Maschine den Brief nicht aus. Achten Sie darauf, dass die Abstände zwischen den Zeilen einheitlich sind, und lassen Sie 40 Millimeter Platz zur Oberkante des Kuverts.

Schritt 2: Der Empfänger

Notieren Sie anschließend unten rechts auf der Vorderseite den Empfänger. Halten Sie auch hier Platz zu den Rändern ein – rechts und unten mindestens 15 Millimeter. Senden Sie an eine Hausanschrift, steht unter dem Namen gegebenenfalls der Ortsteil und dann in zwei Zeilen die Adresse: Straße mit Hausnummer und Ort samt Postleitzahl. Bei einem Postfach ersetzen Sie die Straße durch die Postfachnummer. Geht der Brief an eine Packstation, stattdessen die Postnummer des Empfängers sowie die Packstation inklusive Nummer vermerken. Beachten Sie, ob der Ort in diesen Fällen vom Wohnort des Adressaten abweicht.

Schritt 3: Die Frankierung

Nehmen Sie eine Briefmarke mit ausreichender Frankierung und kleben Sie diese oben rechts in die Ecke der Vorderseite. Kommen Sie nicht auf den benötigten Betrag, können Sie auch mehrere Marken anbringen. Alternativ besteht die Möglichkeit, über die App oder Website von Post & DHL eine Frankierung zu erwerben. In diesem Fall erhalten Sie einen einmalig gültigen Code, mit dem Sie oben rechts den Briefumschlag beschriften. Dieser gilt allerdings nur für den Versand innerhalb Deutschlands. Hier können Sie ganz einfach online nach der für Sie notwendigen Frankierung suchen und das Porto nach dem Kauf ausdrucken.

  • Die App können Sie im App-Store oder Apple-Store kostenfrei herunterladen. Öffnen Sie sie anschließend und navigieren Sie unten zu „Versenden“.
  • Wählen Sie im Menü zunächst die richtige Versandart und danach einfach das passende Porto aus.
  • Nun können Sie entscheiden, ob Sie eine Briefmarke zum Drucken oder einen Code möchten, um den Briefumschlag zu beschriften. Markieren Sie, was Sie bevorzugen.
  • Bestimmen Sie die benötigte Anzahl in Abhängigkeit der zu versendenden Briefe.
  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, damit die Marke zugesendet werden kann, wählen Sie eine Zahlungsmethode und drücken Sie auf „Jetzt kaufen“.
  • Sobald die Transaktion getätigt wurde, bekommen Sie eine Bestätigungsmail. Haben Sie sich für den Code entschieden, erscheint dieser jetzt auf dem Bildschirm. Schreiben Sie ihn auf den Briefumschlag. Die Briefmarke erhalten Sie per Mail und können diese, nachdem Sie sie ausgedruckt haben, auf den Umschlag kleben.

Briefumschläge beschriften – Sonderfälle

Häufig wird beim Versand eines Briefs ins Ausland das Länderkürzel vor die Ortszeile notiert, aber das ist falsch. Das kann die Maschine so nicht auslesen. Stattdessen gehört die Länderangabe ganz ans Ende der Anschrift – und zwar in Großbuchstaben. Also ja, hier darf – und soll – in der Schriftsprache geschrien werden. Hierbei ist es egal, ob Sie die englischen, deutschen oder französischen Bezeichnungen verwenden. In jedem Fall wird der beschriftete Briefumschlag zugestellt – sofern er leserlich ist.

Besonders Geschäfts- und Amtsbriefe weisen heutzutage ein Sichtfenster auf. In diesem Fall erfolgt die Beschriftung des Briefumschlags auf eine andere Art und Weise. Statt die Adresse direkt auf das Kuvert zu schreiben, wird stattdessen das Schreiben selbst auf spezielle Art formatiert. Hierbei stehen die Adressen mit im Briefkopf, sodass sie später im Fenster sichtbar sind. Der Absender befindet sich dabei einzeilig und klein gedruckt über der wie gehabt formatierten Empfängeradresse.


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